導入事例
- アカデミー・スクール
他社システムのトラブル発生を機にぜぶらるへ一気に移行。
会員種別ごとのメール送り分けとファイル管理機能で、
連絡・資料配布の手間を大幅に削減。
カミーリア筑紫野スポーツクラブ様
- 業種：知育教室等を運営する総合型地域スポーツクラブ
- 会員数：約400名
- 所在地：福岡県
導入前の課題
導入前の会員連絡はメールを主に、HPでの告知などで行っていたが、各カテゴリーごとの資料配布など、情報共有に多くの手間がかかっていました。
従来のメール配信では会員種別の送り分けができず、トラブル対応等も大きな負担でした。
解決・変化したこと
導入後は会員種別に応じたメールの送り分けが可能になり、資料共有もファイル管理機能を使ったダウンロード形式へ変更しました。
送付の手間削減に加え、集会も必要時のみに絞れました。
約400名の移行もエクセルを利用した一括更新で、トラブルなく完了しています。
活動概要
・どのような活動を行っていますか？
カミーリア筑紫野スポーツクラブは、福岡県筑紫野市を拠点に、幼児から社会人まで幅広い世代を対象とした地域密着型の総合型スポーツクラブです。
サッカーを中心とした年代別スクール（U6〜U15・社会人）をはじめ、幼児向けの無料教室や、走る・跳ぶ・投げるなどの基礎体力を育む総合運動教室、本格的なアスリート育成も視野に入れたトライアスロン教室などを運営しています。
「ぜぶらる」では、上記クラブの生徒管理、メール配信等に利用しています。
東明館高校（佐賀県基山町）進学
導入目的・背景
・会員管理システムを導入しようと思ったきっかけは何ですか？
「ぜぶらる」導入以前は、HPやメール、LINE等、情報発信の仕組みが統一されていませんでした。そのため、都度アクションを取る必要がありました。
加えて、会員管理はExcelで行っており、それぞれバラバラに運用していて、「これらをまとめて対応できる仕組みはないか？」となったのが大きなきっかけでした。
・ぜぶらる導入の決め手を教えてください。
まず基本無料でとっつきやすかったこと、そして一番欲しかった各カテゴリーごとの一斉メール配信機能があったことです。
他システムは機能が豊富な反面、実際の現場作業ではあと一歩手が届きにくいと感じるケースが多くありましたが、ぜぶらるはメルマガ機能に加えて会員管理のスタンダードな部分がセットで付いていたのが大きかったです。
これがあれば、バラバラだった業務を一纏めに出来ると感じました。
課題
・会員管理システム 導入前に抱えていた課題はありますか？
やはりFAXやメールなど、連絡手段の統一がされていなかったことが大きな課題でした。
資料の配布なども負担でしたが、セキュリティ上「LINEで見てね」というわけにもいかず、メールを主として様々な手段でやり取りを行っていました。
使っていたメール配信サービスはトラブルがあったり、カテゴリ等で送り分けができなかったのも課題の一つでした。
導入の効果
・会員管理システム 導入により解決したことや変化したことはありますか？
まず、会員種別やカスタム項目を組み合わせて、それぞれメールの送り分けができるようになったのが大きかったです。カスタム項目は、管理者側だけで使う「管理フラグ」を作り、イベント参加者や遠征・トレーニングマッチの出欠対象者だけを選んでメールを送るのに使っています。
資料の送付についても、「ファイル(ファイル管理機能)に置いてあるから必要に応じてダウンロードして見てね」という運用に切り替えられたので、送る手間がなくなりました。
400名ほど会員がいるのですが、いきなり切り替えた割にはトラブルが少なくスムーズに移行できたと思います。お問い合わせもほとんどなく、操作に慣れるまでは少し苦労する点もありましたが、慣れた今となっては、管理画面としてはすごく使い勝手がいいシステムだと感じています。
導入プロセス
・運用開始までにどのような準備を行いましたか？
約20年前からExcel等で管理していたため、載せ替えはしやすかったです。CSVでの一括アップロードとダウンロードを何回か繰り返しながら、フラグの設定を調整して今の形に持っていきました。
自身でシステム開発の仕事をしていたこともあり、データベースの構造がイメージしやすく、分からないところだけ質問しながら進められました。
・導入を決めてから運用開始までにかかった期間はどのくらいでしたか？
運用開始までかかった時間は2週間ほどです。
「やる」と決めてから1〜2週間目には全会員へ「これに切り替えます、お願いしますね」と発信しました。
今後の期待
・今後ぜぶらるに期待している（または期待したい）ことはありますか？
もし今後アップデートされるなら期待したいポイントがいくつかあります。
まずメール配信ですね。過去に送ったメールをそのまま再送する機能があるとすごく助かります。今は毎回コピペで作り直しているので…。
あと、会員の絞り込み検索でAND条件かOR条件かが画面上で一目で分かると、設定ミスによる送り漏れを防げるかなと。
メール関連で言うと、ちょっとしたファイルならURL共有だけでなく、直接メール添付できると嬉しいですね。
それから会員管理の面では、管理画面からそのままフラグをまとめて変更できる一括更新機能が欲しいです。今はCSVを一度書き出して修正して戻す運用なので、画面上で完結するとかなり楽になります。
また、地震などで急にスクールを中止にするような緊急時の連絡ですね。即時性を考えると、メールだけでなくSMSや公式LINEへも一発で一斉送信できる仕組みがあると完璧だなと思っています。
最後に決済周りです。本当はクレカなどの一括引き落としにしたいのですが、うちのように月会費や遠征費で『3,000円』といった少額の集金が毎月複数発生する運用だと、1回440円の手数料が少し厳しくて……。今はまだ別で金融機関に送る手作業が残ってしまっているので、このあたりの柔軟性やコスト面が改善されると、より完璧なシステムになるなと期待しています。