導入事例

活動概要

・どのような活動を行っていますか？

特定非営利活動法人日本ファシリテーション協会（FAJ）は、2004年から活動を開始し、北海道から沖縄まで全国に多数の支部を持つ組織です。

「多様な人々が協働しあう自律分散型社会の発展」をミッションに掲げ、調査・研究のための定例会や公開セミナーの開催、自治体等からの依頼による研修の実施、災害時の被災地における話し合い支援など、日々さまざまな活動を行っています。専従職員はおらず、会員相互のボランタリーな運営によって成り立っているのが特徴です。

事務局では、会員管理や経理事務を中心とした運営事務のほか、毎年の会費徴収など多様な業務を10名ほどの人員で担っています。

導入目的・背景

・会員管理システムを導入しようと思ったきっかけは何ですか？

一番のきっかけは、会員管理機能・決済処理機能・決済情報照会機能が3つのシステムや委託先に分かれており、並行管理が非常に非効率だったことです。

・会員管理システムを導入しようと思ったきっかけは何ですか？

決め手は、会員管理・決済処理・決済情報照会といった機能を1つに統合でき、複数のシステムや外部委託を並行管理する必要がなくなる点でした。
もう1つは操作が簡単で、少人数でも無理なく運用できる使い勝手の良さです。

課題

・会員管理システム導入前に抱えていた課題はありますか？

課題は大きく2つありました。
1つ目は、従来利用していた会員管理システムが多機能すぎたことです。高いITリテラシーがないと使いこなせず、ボランタリーで集まった限られた人員で運用する上で大きな負担になっていました。

2つ目は、会員管理・決済処理・決済情報照会の機能が3つのシステムに分散していたことです。情報を横断して人手で突き合わせる必要があり、業務が非効率だっただけでなく、決済情報が会員管理システムに反映されるまで1か月もかかる状態になっていました。

導入効果

・会員管理システム導入により解決したことや変化したことはありますか？

最も大きな効果は、システム統合による効率化です。会員管理・決済処理・決済情報照会を「ぜぶらる」に一本化したことで、複数システムの並行管理や外部委託が不要になりました。

次に、少人数での運用が実現できたことです。当団体の運営体制について、他の団体の方から「専従職員がいないのに、ここまで管理できているところは他にほとんどない」と驚かれることもあります。

また、使い勝手も向上しました。操作がスムーズになり、最初から本システムで登録された会員の方からは「簡単に支払いができた」という声をいただいています。

最後に、会費運用の柔軟性も上がりました。システムの設定により会費徴収を4期に分けることで、入会時期による初年度会員期間の不公平感をなくす運用が可能になっています。

導入プロセス

・運用開始までにどのような準備を行いましたか？

準備作業の大半は「ウォークスルー設計」でした。会員種別の設計や運用方針の立案を中心に、システム導入前後のオペレーション整備（誰がどの業務を担当し、どのようなフローで登録するか等）を行いました。ユーザーが「ぜぶらる」に最初に触れてから操作を完了するまでの一連の流れを具体的にイメージしながら設計を進めました。

また、旧システムからの移行にあたっては、デジタル機器の操作に不慣れな会員向けにハガキでの案内も実施しました。ハガキを送ってもリアクションが得られない会員も一部いらっしゃいましたが、全員に届けるための必要な措置だったと感じています。

・導入を決めてから運用開始までにかかった期間はどのくらいでしたか？

設計工程は、通常業務と並行しながら週1回・2時間程度のペースで3か月ほどかけました。設計が固まってからのシステム設定作業自体は、わずか1日で完了しています。

今後の期待

・今後ぜぶらるに期待している（または期待したい）ことはありますか？

データ移行をはじめとする導入作業自体は落ち着いたので、今後はセキュリティ面や運用面のさらなる機能強化に期待しています。

セキュリティ面では、多くの個人情報を扱うことから「多要素認証」に対応していただけるとより安心です。

運用面については、会員検索での「除外検索機能」、会員情報の「フルバックアップ機能」、決済期限が近い会員への「自動リマインド機能」、手動で行っている「決済更新の自動化処理」、支払い完了後の「決済取り消し機能」などが実現すれば、事務局業務がさらに効率化すると期待しています。