導入事例

活動概要

・どのような活動を行っていますか？

火薬学会では主に以下のような活動を行っています。

(1)　火薬類に関する研究，調査及び意見具申
(2)　火薬類に関する研究会，講演会及び見学会の開催
(3)　火薬類の危害防止その他保安に関する事業
(4)　火薬類に関する雑誌及び図書の刊行
(5)　火薬類に関する研究，調査，発表に関する表彰事業
(6)　その他この法人の目的を達成するために必要な事業

事務局では、学会を運営するにあたり会員情報管理や年会費・春秋の研究発表会参加費の徴収、総会運営、論文集送付に伴う情報管理などを複数名で分担して運用しています。

導入目的・背景

・会員管理システムを導入しようと思ったきっかけは何ですか？

もともと学会事務は3名で、会員管理はすべてExcelで管理していました。
学会の財務状況改善策の一つとして、事務業務の合理化は喫緊の課題であったため、会員管理システムの導入を検討するに至りました。

・ぜぶらる導入の決め手を教えてください。

会員管理システムについて数社にヒヤリングを実施したものの、いずれも高額な初期費用やランニングコストが必要で、当時の財務状況では導入が難しかったんです。
そうした中、「ぜぶらる」の導入コストが不要、という点は最大の決め手になりました。

課題

・会員管理システム導入前に抱えていた課題はありますか？

会員管理は従来Excelの名簿で行っており、住所変更等があるたびに電話やメールで連絡を受け、事務局が手作業で書き換えていたんです。
また会員のメールアドレスを必須項目として管理していなかったため連絡手段も限定的で、会員管理システムの導入にはメールアドレスが必須条件だったものの、導入前は半数近くが不明だったことも課題でした。

導入効果

導入により、学会事務の人員を3名から1名へ大幅に削減できました。
これはオンライン査読システムの導入など、その他の施策も寄与しているのですが、具体的には会員名簿のシステム化が実現したほか、会員自身が住所や所属先等の情報を自分で変更できるようになり、事務局の負担が軽減されたんです。
また、事務局内のメンバーでリアルタイムにデータ共有ができるようになったほか、年3回郵送する学会誌の宛名ラベルの編集・印刷業務も簡素化されました。
さらに、年会費未払者への催促案内も従来は数百通の催促状を年数回郵送していましたが、メール化出来たことで、作成・郵送業務・郵送代が大幅に効率化されました。
加えて、総会の出欠確認・委任状取得をアンケート機能で実施するようになり、往復はがきによる手作業集計からオンライン集計に変わったことで、集計作業の時間が大幅に短縮され、回答率も向上しました。
「ぜぶらる」を経由して決済をすることで、決済手数料が発生するようになったものの、それを上回るほど利便性が向上したと感じています。

導入プロセス

・運用開始までにどのような準備を行いましたか？

会員のメールアドレス取得が必須条件だったため、導入当初から郵送でのお願いに加え、機関誌にも提供依頼を掲載し、約1年間に渡り繰り返しお願いを続けました。
あわせて、もともと運用していたExcelの名簿と、ぜぶらるに登録されたデータとを照らし合わせながら移行作業を進めていきました。

・導入を決めてから運用開始までにかかった期間はどのくらいでしたか？

会員管理システム導入のワーキンググループを発足させ、業者選定・導入準備を進め、先程の設問でも回答したメールアドレスの提供依頼等を行い、2年後に会員管理システムの本格運用を開始しました。
システムの立ち上げ自体は、スムーズに立ち上げることが出来たと思います。

今後の期待

今後の運営をより円滑にしていくために、会員番号の統一といった、より分かりやすい管理体制を整えていきたいと考えています。
そのうえで、システム側の機能拡張として、二重払いを防ぐための「決済完了会員に対する案内バナーの自動非表示」や、未払い会員をスムーズに抽出してメール連絡ができる機能の強化など、会費管理まわりのさらなる効率化に期待しています。
また、研究発表会での名札出力の自由度向上や、ファイル共有機能のファイルへのダイレクトアクセス、HTMLメールの行間調整機能など、日常の事務作業や会員様への案内業務をよりスマートに行えるようなアップデートがあるとありがたいと思っております。