導入事例

活動概要

・どのような活動を行っていますか？

さいたま市立浦和高等学校サッカー部OB会では、会員相互の親睦と、現役サッカー部の支援・発展への寄与を目的として活動しています。
私どもの部は全国高校サッカー選手権大会で4回、インターハイで1回の全国優勝経験を持つ伝統校です。再び全国大会出場を目指す現役部員を支援することが活動の中心となっています。
具体的な支援内容としては、試合映像を自動撮影・分析するAIカメラの年間利用料をOB会費から拠出するなど、現役部員強化に必要な支援を行っています。
私立強豪校が台頭する中、公立校として全国大会に出場するための環境整備をお手伝い出来たら、という気持ちで支援しています。

また、OB同士の交流活動としてさいたま市の高校OB会集まっての浦和四校OB交流会や、若手OB交流会、OB限定のサッカークラブである市高クラブ（シニア・グランドシニア）の支援などを行っています。

導入目的・背景

・会員管理システムを導入しようと思ったきっかけは何ですか？

当会のOB会費の徴収率向上とデータ管理の一元化を図りたいと思ったのがきっかけです。
毎年約30名ほど卒業によって新規OBが増えるのですが、会費の納入率は年々低下していました。2025年時点のデータでは、全会員中、実際に会費を納入していたのは約9.4%にとどまっていたんです。
会費の徴収方法は、郵送による振込案内と毎年1月初旬に開催される「初蹴り」での現金徴収が中心となりますが、「初蹴り」に参加しない会員は振込を忘れてしまったり、そのまま未払になってしまうケースが多く、徴収率が上がらない状況が続いていました。
また、事務局側でも名簿が複数存在していたりする中で、誰が会費を納入して誰が未納なのかを正確に管理できていないという状態でした。
こうした状況を改善するべく、OB会内で「デジタル化プロジェクト」を立ち上げ、会員管理システムの導入を決断しました。現在の目標は3年後に会費納入率を50%まで上げることです。

・ぜぶらる導入の決め手を教えてください。

上記プロジェクト推進にあたり、執行部内で計3〜4社を比較・検討しました。各システムのメリット・デメリットを比較した結果、「会員マイページ機能」があること、「初期費用・月額費用0円」という点がぜぶらる導入の決め手となりました。
「会員マイページ機能」があることで、会員自身がマイページ上で自分の会費納入状況を確認できるようになるため、自主的な会費納入につながると考えました。
「初期費用・月額費用0円」ということで試しに導入して判断することが出来たのも良かったです。

課題

・会員管理システム導入前に抱えていた課題はありますか？

「会費納入率の向上」「情報の一元管理」「会員のITリテラシーの差」といった3つの課題を抱えていました。
特に「情報の一元管理」については、会員名簿はExcel、メルマガ配信は外部サービスと、データがバラバラに管理されていました。そのため事務局側でも「誰が納入済みで、誰が未納か」を正確に把握できていない状況でした。結果、会費納入者が約9.4%といった水準に留まっていました。
また、既存のホームページも十分に活用できておらず、情報発信の面でも非効率さが目立っていました。
さらに、OB会という組織の特性上、メールアドレスを持たない高齢の会員も多く、オンラインシステムへの移行にあたって生じる「ITリテラシーの差」をいかに埋めるかも、大きな障壁となっていました。

導入の効果

・会員管理システム導入により解決したことや変化したことはありますか？

システム導入後、最も大きな変化が見られたのは「会費納入の活性化」です。
これまでは「初蹴り」での現金徴収が唯一の機会でしたが、オンライン決済の導入により、場所や時間を問わず随時納入できる環境が整いました。
その結果、2025年1月の本格運用開始以降、イベント終了後も継続的に納入が確認されるなど、納入機会の拡大を実感しています。

また、運用の効率化においても大きな進展がありました。
「ぜぶらる」の管理権限を各年度の幹事に付与することで、自分たちの学年の登録・納入状況を各自で確認できる体制を構築しました。
事務局に一極集中していた管理業務が分散され、学年単位できめ細やかな会員登録の促進が可能になりました。
その結果、導入から間もなく無料会員を含め約220名の登録が完了するなど、着実に会員基盤が広がっています。
現在は、これまでバラバラだった名簿管理やメルマガ配信、会費管理を「ぜぶらる」へ集約しようと検討中です。
同システムをOB会の公式プラットフォームとして位置づけることで、OB会の情報発信の窓口として、さらなる活用を進めていく方針です。

導入プロセス

・運用開始までにどのような準備を行いましたか？

システム選定にあたっては、執行部内での合意形成を最優先事項としました。
複数のシステムを比較検討するための詳細な資料を作成し、それに基づいた選定会議を行い、「ぜぶらる」の採用が決定しました。
この資料作成と検討フェーズには最も時間をかけ、執行部全員が納得した状態で導入をスタートさせています。
導入決定後は、システム構築を経て各年度の幹事へ向けた操作説明会を実施。約1ヶ月間の試運転期間を設け、本格稼働へと移行しました。

・導入を決めてから運用開始までにかかった期間はどのくらいでしたか？

上記のとおり、検討期間を含めると約4〜5ヶ月ほどかかりましたが、ぜぶらるの設定・構築作業は一人で行うことが出来ました。
操作性が高く、実質的な作業時間は10時間以内で完了しました。

今後の期待

・今後ぜぶらるに期待している（または期待したい）ことはありますか？

デジタルツールに不慣れな高齢会員の移行をスムーズにするため、メールアドレスを介さない登録手段の拡充などは、会員拡大に向けた鍵になると考えています。
また、システム利用料についても、有料会員数に応じた段階的な料金体系などが実現すれば、大規模なOB会や成長段階にある団体にとっても、より導入・継続のハードルが下がるのではないかなと。
あとは法人格を持たない団体でも、コンビニ払い・ペイジーが利用できれば、もっと運用の幅が広がり、当会の目標である「3年後会費納入率50%」が、より確実なものになるのではないかと期待しています。